Każdy może złożyć wniosek o udostępnienie dokumentu będącego informacją publiczną. Urząd, sąd, agencja rządowa - każdy podmiot wykonujący zadania publiczne musi ten wniosek rozpatrzyć. Problem polega na tym, że wiele dokumentów publicznych zawiera również dane osobowe osób, które nie mają nic wspólnego z informacją publiczną jako taką. Obowiązek transparentności zderza się z obowiązkiem ochrony prywatności - i rozwiązaniem jest anonimizacja.
Prawny fundament - UDIP i RODO jednocześnie
Ustawa o dostępie do informacji publicznej (UDIP) nakłada obowiązek udostępniania dokumentów - ale wskazuje jednocześnie, że prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na ochronę prywatności osób fizycznych. RODO niezależnie wymaga ochrony danych osobowych przy każdym ich przetwarzaniu, łącznie z udostępnianiem.
W praktyce organ publiczny udostępniający dokument na wniosek UDIP powinien: udostępnić treść dokumentu w zakresie stanowiącym informację publiczną, jednocześnie usuwając lub zastępując dane osobowe osób, które nie pełnią funkcji publicznej lub których dane nie są niezbędne do zrozumienia informacji publicznej.
Termin na odpowiedź wynosi 14 dni od daty złożenia wniosku. W przypadkach skomplikowanych - wymagających przetworzenia informacji lub szerokich anonimizacji - może być przedłużony do 2 miesięcy z powiadomieniem wnioskodawcy. Przekroczenie terminu bez uzasadnienia jest naruszeniem UDIP i może skutkować skargą do sądu administracyjnego.
Co anonimizować, a co udostępniać bez zmian
Zasada ogólna: dane osób pełniących funkcje publiczne i działających w tej roli nie podlegają anonimizacji. Dane osób prywatnych, które pojawiły się w dokumencie w innym kontekście - podlegają.
Co zwykle się nie anonimizuje w dokumentach publicznych:
- imiona i nazwiska funkcjonariuszy publicznych (urzędnicy, sędziowie, prokuratorzy, radni) działających w pełnieniu swojej roli
- nazwy i numery NIP podmiotów prowadzących działalność gospodarczą (jeżeli nie są jednoosobowymi działalnościami fizycznych osób)
- sygnatury, daty i numery dokumentów urzędowych
Co zwykle podlega anonimizacji:
- dane osobowe stron postępowania niebędących osobami publicznymi
- numery PESEL, adresy zamieszkania, numery dokumentów tożsamości
- dane świadków, biegłych, petentów
- dane dotyczące stanu zdrowia, sytuacji finansowej, życia rodzinnego
- dane dzieci - zawsze, bez wyjątków
Usprawnij anonimizację wniosków UDIP w urzędzie lub sądzie
Beznazwisk.pl przetwarza dokumenty PDF i Word lokalnie - bez wysyłania danych na zewnątrz. Gotowe do użycia na stacji roboczej bez internetu, bez potrzeby zawarcia umowy z zewnętrznym dostawcą.
Pobierz bezpłatnieTypowe błędy organów publicznych przy anonimizacji
Kilka wzorców, które prowadzą do problemów prawnych:
Anonimizacja "na oku". Ktoś szybko przechodzi przez dokument i zakrywa to, co "wydaje się" danymi osobowymi. Przy długich dokumentach to gwarantuje przeoczenie - imię schowane w zdaniu po średnim, adres w stopce, numer konta w treści umowy.
Zbyt szerokie anonimizowanie. Organ, chcąc być "bezpieczny", anonimizuje również treść mającą charakter informacji publicznej - usuwa opisy decyzji, uzasadnienia, wyniki głosowań. To naruszenie UDIP - odmowa dostępu do informacji publicznej bez podstawy prawnej.
Anonimizacja graficzna zamiast faktycznej. Szczególnie przy dokumentach PDF - zakrycie tekstu prostokątem bez fizycznego usunięcia warstwy tekstowej. Omawiane szerzej w artykule o anonimizacji PDF.
Brak procedury standardowej. Każdy pracownik robi to inaczej. Jeden usuwa dane osobowe, drugi tylko imiona, trzeci nie wie co robić i czeka aż problem się rozwiąże. Efekt: niespójność i skargi wnioskodawców.
Jednostki samorządu terytorialnego - szczególny obowiązek publikacji w BIP
JST mają obowiązek aktywnego publikowania dokumentów w Biuletynie Informacji Publicznej - nie tylko reagowania na wnioski. Protokoły posiedzeń rad i komisji, uchwały, zamówienia publiczne - to wszystko musi trafiać do BIP, a przed publikacją wymaga anonimizacji danych osobowych osób, które nie pełnią funkcji publicznych.
Urzędy, które publikują protokoły posiedzeń bez anonimizacji danych petentów wymienianych podczas obrad, narażają się na postępowania ze strony UODO. Kary w tym obszarze są stosunkowo rzadkie, ale rośnie liczba skarg od osób fizycznych, które odkryły swoje dane w BIP-ach gmin i powiatów.
Przeczytaj również
Autor: Zespół Beznazwisk.pl. Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.