Protokół jest jednym z tych dokumentów, który łączy w sobie kilka kategorii danych osobowych jednocześnie: są tam osoby prowadzące, osoby uczestniczące, osoby, o których się mówi, i niekiedy osoby, które dokument fizycznie sporządziły. Każda z tych kategorii może wymagać innego podejścia do anonimizacji - w zależności od tego, komu protokół jest udostępniany i w jakim celu.
Rodzaje protokołów i ich specyfika
Protokoły posiedzeń organów kolegialnych
Protokoły posiedzeń zarządu, rady nadzorczej, walnego zgromadzenia czy rady gminy zawierają imiona i nazwiska uczestników, treść wypowiedzi i wyniki głosowania. Część z tych danych jest publiczna - wyniki głosowania radnych gminy są informacją publiczną. Część nie - wypowiedzi konkretnych osób podczas posiedzenia zarządu spółki mogą być objęte tajemnicą handlową lub zawodową.
Przy udostępnianiu protokołu posiedzenia należy rozważyć:
- czy osoba uczestnicząca jest osobą publiczną działającą w tej roli oficjalnie - jeżeli tak, jej dane zwykle nie podlegają anonimizacji
- czy treść wypowiedzi ujawnia dane osobowe osób trzecich, które nie uczestniczyły w posiedzeniu
- czy protokół zawiera dane wrażliwe - dane dotyczące zdrowia, sytuacji rodzinnej, danych finansowych konkretnych osób
Protokoły kontroli
Protokoły kontroli skarbowej, kontroli ZUS, kontroli UODO czy kontroli inspekcji pracy zawierają imiona i nazwiska pracowników, inspektorów, informacje o wynagrodzeniach i danych osobowych pracowników objętych kontrolą. Są to dokumenty szczególnie wrażliwe - łączy się w nich kilka kategorii danych osobowych, a część z nich może być kategorią szczególną w rozumieniu art. 9 RODO (dane dotyczące zdrowia, przynależności związkowej itp.).
Przy protokołach kontroli szczególną uwagę zwróć na listy pracowników z wynagrodzeniami, zwolnienia lekarskie, dane dotyczące związku zawodowego i wyniki badań lekarskich. Są to kategorie danych wymagające szczególnej ochrony nawet po anonimizacji pozostałych informacji.
Protokoły przesłuchań i zeznań
Protokoły przesłuchań zawierają dane osobowe świadków, podejrzanych, pokrzywdzonych. Są to dokumenty objęte tajemnicą postępowania przygotowawczego lub objęte ograniczeniami dostępności wynikającymi z zasady jawności. Jeśli protokół ma być udostępniony - np. w odpowiedzi na wniosek pełnomocnika strony - anonimizacja powinna objąć dane osób trzecich nieistotnych dla sprawy, a także chronić dane szczególnych kategorii: dane dotyczące stanu zdrowia, życia seksualnego, przekonań religijnych itd.
Co anonimizować w protokołach
Niezależnie od rodzaju protokołu lista danych do anonimizacji jest podobna:
- imiona i nazwiska osób, które nie występują w roli oficjalnej (nie są funkcjonariuszami publicznymi działającymi w tej roli)
- numery PESEL, dowodów osobistych, paszportów
- adresy zamieszkania
- numery rachunków bankowych
- dane dotyczące stanu zdrowia, dochodu, sytuacji rodzinnej
- dane dotyczące dzieci - zawsze, bez wyjątków
Co zwykle się nie anonimizuje w protokołach:
- data i miejsce sporządzenia protokołu
- imiona i nazwiska funkcjonariuszy publicznych działających w swojej roli (np. inspektor kontroli z ramienia urzędu)
- nazwa organu, instytucji lub firmy będącej przedmiotem lub podmiotem czynności
- numer i data dokumentów prawnych, które są podstawą czynności
Anonimizacja protokołów w Beznazwisk.pl
Wgraj protokół w formacie PDF lub Word. Program wykryje imiona, nazwiska, PESEL i inne dane. Ty decydujesz, co zastąpić. Wszystko lokalnie.
Pobierz bezpłatnieTypowe błędy przy anonimizacji protokołów
Czarna belka zamiast usunięcia tekstu. To problem, o którym już wspomnieliśmy przy wyrokach sądowych - i który również występuje w przypadku protokołów skanowanych do PDF. Nakrywanie tekstu prostokątem nie usuwa danych - tylko je zasłania. Każdy, kto umie korzystać z właściwości warstw PDF, będzie mógł odczytać ukryte dane.
Anonimizacja imion bez nazwisk i odwrotnie. Jeśli z protokołu wynika, że mówi "Jan K." i dalej pada "adres: ul. Kwiatowa 5 w Radomiu" - to de facto identyfikacja jest możliwa. Anonimizacja musi być kompletna dla każdej osoby.
Przeoczenie danych w załącznikach. Protokoły często mają załączniki: listę obecnych, kopie dokumentów, wydruki z systemu kadrowego. Anonimizacja protokołu głównego bez anonimizacji załączników to błąd, który dotyczy całego kompletu dokumentów.
Anonimizacja protokołów w jednostkach samorządu terytorialnego
Jednostki samorządu terytorialnego mają szczególny problem: ich protokoły posiedzeń rad i komisji są informacją publiczną i powinny być publikowane w BIP. Jednocześnie mogą zawierać dane osobowe mieszkańców, petentów i pracowników, które nie powinny być publicznie dostępne.
W takich przypadkach anonimizacja to nie wybór, lecz obowiązek. Urzędy, które nie anonimizują protokołów przed ich publikacją, narażają się na postępowania ze strony UODO - a to kończy się ostrzeżeniami, a w przypadku recydywy, również karami finansowymi.
Oprogramowanie takie jak Beznazwisk.pl pozwala na sprawną anonimizację protokołów bez wysyłania ich treści do zewnętrznych serwerów. Dla jednostek publicznych jest to szczególnie ważne - przetwarzanie danych osobowych w chmurze wymaga analizy prawnej i umowy powierzenia, podczas gdy przetwarzanie lokalne tych problemów nie stwarza.
Przeczytaj również
Autor: Zespół Beznazwisk.pl. Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.