Publikacja orzeczeń w BIP. Które dane muszą zostać usunięte.

Sądy, prokuratury i organy administracji publicznej są zobowiązane do publikacji orzeczeń, protokołów i innych informacji publicznych w Biuletynach Informacji Publicznej. Obowiązek publikacji zderza się z obowiązkiem ochrony danych osobowych, i to w praktyce każdego dnia.

Podstawa prawna

Zasadę jawności informacji publicznej reguluje ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Art. 5 ust. 2 tejże ustawy zastrzega jednak, że jawność podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej. Równolegle RODO nakłada obowiązek minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c).

W praktyce oznacza to: publikujemy treść, nie osoby.

Dane obowiązkowo usuwane

Zakres zależy od rodzaju dokumentu, ale wspólny mianownik wygląda tak:

• imiona i nazwiska stron, pełnomocników, świadków, biegłych, osób trzecich (pracowników, kontrahentów, osób uprawnionych);
• numery PESEL, NIP, REGON osób fizycznych;
• adresy zamieszkania i zameldowania;
• numery dowodów osobistych, paszportów;
• numery telefonów;
• adresy e-mail;
• numery rachunków bankowych;
• numery rejestracyjne pojazdów, jeśli pozwalają zidentyfikować osobę;
• dane firm jednoosobowych (nazwa = imię i nazwisko przedsiębiorcy).

Dane, które można pozostawić

• sygnatury akt;
• daty i miejsca wydania orzeczenia;
• powołane przepisy, tezy, cytaty z orzecznictwa;
• oznaczenie sądu, wydziału, składu;
• imiona i nazwiska sędziów w rozumieniu funkcyjnym (to nie są dane osobowe w kontekście orzekania).

Jeżeli masz wątpliwość, czy dany fragment należy zanonimizować, usuń go. Koszt nadmiarowej anonimizacji jest zerowy. Koszt ujawnienia, wysoki.

Szczególne przypadki

Sprawy nieletnich

Ustawa o postępowaniu w sprawach nieletnich wymaga całkowitej anonimizacji. W praktyce usuwane są nie tylko nazwiska, ale każdy element mogący naprowadzić na tożsamość (miejscowości, nazwy szkół, zawody rodziców).

Sprawy z danymi wrażliwymi

Dokumenty dotyczące zdrowia, wyznania, orientacji seksualnej, członkostwa w związkach zawodowych, zakres anonimizacji szerszy, obejmujący także informacje pozwalające pośrednio zidentyfikować osobę.

Firmy jednoosobowe

Problem niewidoczny na pierwszy rzut oka: „Jan Kowalski, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Jan Kowalski" to nadal dane osobowe. Do publikacji pozostaje „spółka", „przedsiębiorca" lub pusty token.

Ryzyko pomyłki

Przypadki publikacji orzeczeń z niewyanonimizowanymi danymi pojawiają się regularnie. W każdym z nich ciężar odpowiedzialności (art. 83 RODO, do 20 mln EUR lub 4% rocznego obrotu) spoczywa na administratorze, czyli publikującym organie.

W typowym workflow najczęstsze źródła błędu to:

• przeoczenie nazwiska w przypisie, w cytowaniu z akt, w dołączonej tabeli;
• pozostawienie metadanych dokumentu (autor, ostatni edytor);
• czarny prostokąt zamiast rzeczywistej podmiany tekstu (patrz: Anonimizacja PDF krok po kroku);
• niekonsekwencja tokenów (J. Kowalski w jednym miejscu, Jan K. w innym, łatwo zestawić).

Rekomendacja

Dla jednostek, które publikują orzeczenia w BIP regularnie, warto wdrożyć narzędzie automatyzujące wykrywanie danych osobowych i gwarantujące spójność tokenów w całym dokumencie, tak, aby „Jan Kowalski" pojawiający się pięć razy w uzasadnieniu zawsze był tym samym [OSOBA_1], a nie raz [OSOBA_1], raz [OSOBA_3].

Spójność nazewnictwa to nie tylko estetyka, to element umożliwiający odbiorcy publikacji śledzenie wątków w uzasadnieniu, bez ujawniania tożsamości.

Autor: Zespół Beznazwisk.pl. Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.