AI Literacy, obowiązek szkolenia personelu kancelarii z art. 4 AI Act

Art. 4 Rozporządzenia (UE) 2024/1689, Aktu w sprawie sztucznej inteligencji, wprowadził do porządku prawnego UE obowiązek, który stosowany jest już od 2 lutego 2025 r. Przepis zobowiązuje zarówno dostawców, jak i podmioty stosujące systemy AI do zapewnienia, że osoby zajmujące się obsługą tych systemów dysponują dostatecznym poziomem kompetencji, określanym jako AI Literacy.

Dla kancelarii prawnej oznacza to konkretny obowiązek organizacyjny: przed dopuszczeniem pracownika do korzystania z narzędzia AI (ChatGPT, Copilot, dedykowana wyszukiwarka orzeczeń, system analizy umów) trzeba go odpowiednio przeszkolić.

Treść przepisu

Art. 4 AI Act stanowi: „Dostawcy i podmioty stosujące systemy AI podejmują środki w celu zapewnienia, w możliwie największym stopniu, odpowiedniego poziomu kompetencji w zakresie AI wśród swojego personelu i innych osób zajmujących się obsługą i wykorzystywaniem systemów AI w ich imieniu, z uwzględnieniem ich wiedzy technicznej, doświadczenia, wykształcenia i wyszkolenia oraz kontekstu, w którym systemy AI mają być wykorzystywane, a także z uwzględnieniem osób lub grup osób, wobec których systemy AI mają być wykorzystywane".

Pojęcie kompetencji w zakresie AI definiuje art. 3 pkt 56 AI Act. Są to: „umiejętności, wiedza i zrozumienie, które umożliwiają dostawcom, podmiotom stosującym i osobom, których to dotyczy, z uwzględnieniem ich odpowiednich praw i obowiązków w kontekście niniejszego rozporządzenia, wdrażanie systemów AI w przemyślany sposób, a także uświadomienie sobie możliwości i zagrożeń związanych z AI oraz potencjalnych szkód, jakie może ona spowodować".

Do kogo skierowany jest obowiązek

Art. 4 AI Act obejmuje trzy grupy:

• Personel kancelarii, radcowie prawni, aplikanci, asystenci, pracownicy administracyjni, którzy korzystają z systemów AI w pracy.
• Osoby zajmujące się obsługą systemów AI w imieniu kancelarii, m.in. podwykonawcy IT, zewnętrzni tłumacze, freelancerzy, którzy na zlecenie kancelarii używają narzędzi AI do pracy z dokumentami klientów.
• Osoby, wobec których systemy AI są wykorzystywane, przepis wskazuje na konieczność uwzględnienia również „osób, wobec których". W praktyce dla kancelarii oznacza to klientów, obowiązek informacyjny, gdy AI ma wpływ na jakość pomocy prawnej.

Co powinno obejmować szkolenie

AI Act nie narzuca sztywnej formy ani treści szkolenia. Obowiązek jest sformułowany jako standard rezultatu, personel ma posiadać „odpowiedni poziom kompetencji". Rekomendacje Krajowej Izby Radców Prawnych z kwietnia 2025 r. proponują zakres minimalny, który warto przyjąć jako punkt wyjścia:

1. Podstawy techniczne

• Czym jest system AI, odróżnienie od zwykłego oprogramowania, zrozumienie probabilistycznego charakteru wyników.
• Podstawowe rozróżnienie typów: modele językowe (LLM), systemy klasyfikujące, generatywne AI dla obrazów.
• Pojęcie halucynacji i ograniczeń modelu, dlaczego output może być prawnie niepoprawny.

2. Prawne aspekty użycia AI

• Zasady RODO mające zastosowanie przy korzystaniu z AI, art. 5, 6, 28, 35 rozporządzenia.
• Tajemnica zawodowa radcy prawnego, art. 3 ust. 3 ustawy z 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych oraz art. 15-24 Kodeksu Etyki Radcy Prawnego.
• Zakres odpowiedzialności radcy za output AI, niedopuszczalność zasłaniania się „błędem AI".

3. Bezpieczne praktyki

• Zasady anonimizacji dokumentów przed wysłaniem do narzędzia AI.
• Weryfikacja odpowiedzi AI, zwłaszcza przy przytoczeniu orzeczeń, przepisów, dat.
• Kiedy i jak informować klienta o wykorzystaniu AI.
• Co zrobić, gdy doszło do naruszenia poufności (np. wkleiłeś dane klienta do niezweryfikowanego narzędzia).

4. Wewnętrzne procedury kancelarii

• Lista dopuszczalnych narzędzi AI.
• Zakazy, konkretne typy danych, których nie wolno wklejać (PESEL, dane pacjentów, tajemnice przedsiębiorstwa klienta).
• Osoba odpowiedzialna za aktualizację polityki i udzielanie wyjaśnień.

Forma szkolenia i dokumentowanie

Przepis nie wymaga określonej formy. Szkolenie może być przeprowadzone jako:

• stacjonarne spotkanie z prezentacją i dyskusją,
• szkolenie online (webinar, kurs e-learning),
• materiał pisemny z testem sprawdzającym.

Istotne jest natomiast udokumentowanie jego przeprowadzenia. Zasada rozliczalności z art. 5 ust. 2 RODO, która ma zastosowanie także przy obowiązkach z AI Act, wymaga, by administrator był w stanie wykazać spełnienie obowiązków. W praktyce oznacza to:

• imienną listę uczestników z datą szkolenia,
• zakres przedmiotowy (na jakim materiale oparte),
• oświadczenie uczestnika o zapoznaniu się z materiałem,
• ewidencję powtarzania szkolenia (rekomendacyjnie, co 12 miesięcy lub przy istotnych zmianach w używanych narzędziach).

Konsekwencje braku szkolenia

Art. 99 AI Act nie przewiduje odrębnej kary za naruszenie art. 4. Nie oznacza to jednak, że brak szkolenia jest prawnie obojętny.

Po pierwsze, brak AI Literacy zwiększa ryzyko innych naruszeń, przetwarzania danych osobowych bez podstawy prawnej, naruszenia tajemnicy zawodowej, błędnej informacji prawnej dla klienta. Każde z nich może skutkować odpowiedzialnością zawodową, cywilną lub administracyjną.

Po drugie, w razie sporu z klientem dotyczącego jakości pomocy prawnej, sąd może badać, czy radca prawny działał z należytą starannością wymaganą dla zawodu (art. 3 ust. 2 ustawy o radcach prawnych, art. 355 § 2 k.c.). Korzystanie z AI przez nieprzeszkolony personel stanowi argument po stronie powoda.

Po trzecie, od 2 sierpnia 2025 r. rozpoczęło działanie formalnych organów nadzorujących stosowanie AI Act. W Polsce projekt ustawy o systemach sztucznej inteligencji przewiduje powołanie Komisji Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (KRiBSI) jako krajowego organu nadzorczego. Brak dokumentacji szkolenia może stać się elementem ustaleń w ewentualnym postępowaniu kontrolnym.

Autor: Zespół Beznazwisk.pl. Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.